edisone 
社員数が多い会社や会議が多い会社で、会議室を利用していると以下のような悩みがありませんか？
- 誰がどの会議室を利用しているかわからない
- 会議室の空き状況がわからない
- 管理のミスで会議室のダブルブッキングが発生してしまう
- 会議室の管理をExcelやカレンダーで管理していて、確認や共有が煩雑になり大変
弊社でも共有スペースの管理に関して様々な悩みを抱えていました。
しかし！予約システムEDISONEを運営している弊社株式会社ビヨンドで、
会議室などの共有スペースの管理に、予約システムEDISONEを導入する事によって、実際に業務効率化を実現しています！
そこで、今回の記事では実際に弊社でどのように利用しているか、どんなところが役に立ったかなどを体験談ベースでご紹介します。
会議室などの管理でお困りの方は、参考になる内容だと思いますので是非ご覧ください！
この記事はこんな人におすすめ
- 社内で予約システムを導入したい
- 会議室の予約を自動化したい
- 予約管理の人的ミスを減らしたい
- 会議室の利用状況を確認したい
- 効率的に会議室を利用したい
会議室の共有スペース、どうやって管理していますか？
例えば、
- 事務スタッフが手動で管理している
- 口頭で社内に共有している
- カレンダーに記載している
など様々な管理方法があると思います。
しかし上記の管理方法だと、どうしても人的ミスが生じてしまいます。
ダブルブッキングや会議室の抑え忘れ…大事な会議前や来客時にそんなことが度々起きていては困りますよね。
そんな時こそ、無料から使える予約システムの出番です！
めんどうな手続きは一切必要なく、メールアドレスさえあればすぐに導入できます。
まだ導入していない方はこちらからすぐにアカウントの作成ができますので、是非ご登録ください！
会議室管理で予約システムを導入するメリット
上記で例にあげたような手動による管理でも会議室の管理は可能ですが、やはり管理コストが上がる傾向があります。
そこで、予約システムを導入して会議室や共有スペースの管理をできる限り自動化させた場合、どのようなメリットがあるかご紹介します。
エジソンの運用担当者であり、実際に会議室管理でEDISONEを利用している1人のユーザーの視点から、以下のメリットをあげてみました。
予約システムを導入するメリット
- PCやスマートフォン端末等から気軽にオンラインで予約ができる
- 利用状況を視覚的に把握できる
- 手動による予約管理の手間や、ダブルブッキングなどのミスがなくなる
オンラインでの予約が可能になるので、社外にいる時でもすぐに予約を取れます。
直前まで予約が出来るので、急な会議にも対応できます。
また、リアルタイムで利用状況が把握できる事によって、空いている時間での予定が組みやすくなり、時間も場所も効率的に使用する事ができます。
人力による管理の場合、ミスは避けられないものです。
外部の方を招いたり重要な予定の時でも、予約システムを導入することによりダブルブッキングなどのミスを未然に防げます。
実際に社内で利用しているエジソンの活用例
ここからは、実際に社内で利用しているエジソンの活用例をご紹介します。
利用プランや利用タイプは以下のとおりです。
利用プラン：ベーシックプラン（月額4,980円/税別）
利用タイプ：施設タイプ
予約タイプと料金プランの詳細はこちらから ≫
会議室などの施設や共有スペースの予約管理には、施設タイプがおすすめです。
また、ビヨンドではGoogleカレンダー連携機能で社員に会議室の利用状況を共有するためにベーシックプランを利用していますが、
Googleカレンダー連携機能が不要な場合や、１ヵ月の予約件数が少ない（30件以内）といった場合には、フリープラン（無料）でも十分にご活用いただけます！
エジソンでは、予約ページ（予約フォーム）とは別に、店舗ページ（簡易ホームページ機能）もあります。
店舗ページ
このように店舗ページでは、部屋ごとの名前はもちろん、写真や説明も表示できますので
雰囲気、収容人数、プロジェクターやマイク等の有無など、概要を一目で把握することもできます！
また、ここから「予約する」ボタンをクリックすることにより、予約ページに遷移することもできます。
予約ページ
上記は実際の予約ページの画像です。
グレーアウトしている部分は、既に予約枠が埋まっている状態を表しています。
「〇」と表示されている部分が予約可能な予約枠です。（予約タイプによって表示方法は異なります）
予約ページでもメニュー（施設）の詳細をクリックすることによって、説明を確認することができます。
ビヨンドでは、会議室や共有スペースの場所をわかりやすくするために、画像で場所の表示もしています。
会議室の利用時間の指定も予約者が自由に選択できます。
最短で10分単位の設定も可能です。
連絡先入力画面
予約者が情報を入力する予約確認画面です。
こちらの入力項目は、顧客項目管理機能で自由にカスタマイズすることもできます。
予約システムEDISONEのここが便利！
設定や操作が簡単
エジソンでは、初めて予約システムをご利用される方に向けて、チュートリアル機能やかんたんモード、ご利用ガイドなどをご用意しています。
また、それでも導入時や操作する上でわからないことがあれば、メールにてお問い合わせいただくことでサポート担当があなたのご不明点を解決いたします！
Googleカレンダーとの連携
エジソンでは受け付けた予約をGoogleカレンダーへ連携（反映）する機能があります。（双方向連携ではございません）
ビヨンドでは社内の予定をGoogleカレンダーで一括管理しているので、
メンバーの予定なども含めて、会議室の利用状況を一目で確認しています！
始めやすい料金プラン
エジソンはフリープランから導入でき、予約数にや必要な機能に合わせてプランを選んでいただけます。
フリープランでも運用可能な規模であれば、ずっと無料で利用することもでき、
予約件数が増えてきた場合や、広告を表示したくない場合などは、利用したい有料プランへプラン変更手続きを行っていただくと、
有料プランが即時適用されますので、柔軟な対応が可能です。
有料プランの支払いについてはこちらから ≫
また、エジソンでは有料プランを最大１ヵ月間無料でご利用できる「無料トライアル期間」を設けております。
めんどうな手続き等は必要なく、初回プランアップ時に自動的に適用されるので、
有料プランで使える機能の、実際の使用感を試してみたい方などは是非ご活用ください！
まとめ
いかがだったでしょうか？会議室などの予約管理でお悩みの方は、是非エジソンをお試しください！
最後にまとめとして、ビヨンドでエジソンを導入する前と導入した後でどんな変化があったかをご紹介します。
エジソン導入前の課題
ビヨンドの予約システム導入前の会議室管理は、Chatworkでの報告とGoogleカレンダーへの記入を手動で管理していたため、急に利用することになった場合に報告漏れや予約のダブルブッキングが発生していました。
会議室を使いたい時も、カレンダーを確認しながら空いている時間や部屋を探すという作業も必要だったため、会議室の予約管理に時間を要しており、人的コストの増加により業務効率も低下していました。
エジソン導入後に達成した成果
予約システム導入後は、30分以内のような直前の予約を除いて全てオンライン予約が可能になったため、利用予約する際にChatworkやGoogleカレンダーを確認するという作業が不要になり、結果的に業務効率化に繋がりました。
また、Googleカレンダーは自動で連携されるため、共有しているGoogleカレンダーを見ると「誰が、どの会議室を、どのぐらい使う」のかを一目で把握することができ、円滑なコミュニケーションの向上にも繋がりました。
サポート・お問い合わせ
エジソンでは、
- 設定方法が分からず困っている
- 導入を検討しているが、自店舗の予約受付がエジソンで対応可能か知りたい
といったお悩みをサポート窓口にて随時承っています。
お困りごとや、ご不明点はいつでもお問い合わせください！