会議室の予約管理にお困りではありませんか?

 

会議の際に使用する社内共有スペースの予約管理にお悩みではありませんか?

 

  • 誰がどこの会議室を使用しているのか分からない
  • 管理ミスで利用する会議室をダブルブッキングしてしまった
  • 誰がどの会議室を何時に予約しているかExcelやカレンダーで管理していて確認が大変

 

新型コロナウイルスによる影響でオンライン会議が急増し、会議室不足ともなっている今、社内の会議室やワークスペースなどを効率的に使用するためには、予約の管理が必須です。

 

実は、EDISONEを運営している弊社 株式会社ビヨンド でも

会議室予約にEDISONEを導入する事で、業務効率化 を実現しております!

 

そのため、今回は実際に社内で使用してみた上でどんなところが役に立ったかなどを体験談ベースでお伝えいたします。

 

  [この記事はこんな人におすすめ]

    • 社内で予約システムを導入したい
    • 会議室の予約を自動化したい
    • 予約管理の人的ミスを減らしたい
    • 会議室の利用状況を確認したい
    • 効率的に会議室を使用したい

 

施設の使用状況、どうやって管理していますか?

 

例えば、

「事務スタッフが手動で管理している」
「口頭で社内に共有している」
「カレンダーに記載している」

など様々な管理方法があると思います。

しかし上記の管理方法だと人的ミスがどうしても生じてしまいます。

 

会議室管理で予約システムを導入するメリット

 

上記で例にあげたような手動による管理でも会議室の管理は可能ですが、やはり管理コストが上がる傾向があります。

そこで、予約システムを導入して会議室や共有スペースの管理をできる限り自動化させた場合、どのようなメリットがあるでしょうか?

予約システムEDISONEの運用担当者であり、実際にEDISONEを会議室管理で利用している1人のユーザーの視点から、以下の通りメリットをあげてみました。

 

予約システムを導入するメリット
  • PCやスマートフォン等から気軽にオンラインで予約ができる
  • 利用状況が視覚的に把握できる

  • 予約管理の手間や、重複予約のミスをなくす

 

オンラインでの予約が可能になるので、社外にいる時でもすぐに予約を取れます。直前まで予約が出来るので、急な会議にも対応できます。

また、利用状況が把握できる事によって、逆に空いている時間での予定が組みやすくなり、時間も場所も効率的に使用する事ができます。

人力による管理だとミスはつきものです。外部の方を招いたり重要な予定の時でも、予約システムを導入する事により重複などのミスを未然に防げます

 

予約システムEDISONEを実際に社内で使ってみました

 

利用タイプ:施設タイプ
利用プラン:ベーシックプラン(月額¥4,980+税)

 

会議室予約にはEDISONEの施設タイプがおすすめです。

また、ビヨンドではベーシックプランを利用していますが、
Googleカレンダー連携が不要、1か月の予約件数が少ない(30件以内)といった場合には、フリープラン(無料)からでも導入可能です!

予約タイプと料金プランの詳細はこちらから ≫

 

↑こちらが実際の店舗ページです。

部屋ごとの名前はもちろん、写真説明も表示できますので

雰囲気、収容人数、プロジェクターやマイクの有無など、概要が一目で把握できます!

 

↑予約ページに進むと、スペース指定予約日時の選択画面となります。

グレーアウトしている部分は、既に予約が入っている枠です。

○の部分で予約を取ることが出来ます。

 

 

↑また、この時点でもスペースの詳細をポップアップで確認する事ができます。

ビヨンドでは、スペースの場所を分かりやすくするために、画像で場所の詳細も分かるようになっています。

 

使用時間を選択します。ビヨンドでは30分単位で設定していますが、

最小で10分単位の設定も可能です。

 

↑予約に進み、必要事項を入力して予約完了です!
※入力項目は自由に設定できます。入力必須・任意の設定も可能です。

 

使ってみた感想。EDISONEのここが便利!

 

◆設定や操作が簡単!

EDISONEでは予約システムの中でも比較的操作方法が簡単で、機能を覚えるためのチュートリアル機能かんたんモードなどがあり初心者の方でも使いやすいシステムとなっております。

◆Googleカレンダーとの連携が便利!

EDISONEでは受け付けた予約をGoogleカレンダーへ連携する機能があります。

弊社ビヨンドでは社内の予定をGoogleカレンダーで管理しているので、
メンバーの予定なども含めて、会議室の利用状況を一目で確認する事ができます!

 

◆始めやすい料金プラン

EDISONEはフリープランから導入でき、予約数に合わせてプランをお選び頂けます。

予約件数が少ない場合はお手頃なプランから始められ、予約件数が多い場合(月最大2000件)でも対応できるため、大小さまざまな企業で導入頂けます。

また、月単位でのプラン変更に対応しているため「予約数が多い月は上位のプランを利用し、その他の月では下位の有料プランやフリープランに変更する」といった柔軟なプラン選択が可能です。

※EDISONEは毎月1日に当月のご利用料金をいただいております。

※月の途中でプランダウンした場合は差額の返金には対応しておりません。

※逆に月の途中でプランアップした場合は加入中のプランから差額を追加でご請求させていただきます。

 

また、有料プランを最大1ヵ月無料でご利用できる「無料トライアル期間」を設けております。是非、実際の使用感などをお試しください!

EDISONE登録はこちらから ≫

まとめ

いかがだったでしょうか?会議室予約でお悩みの場合は是非EDISONEをお試しください!
最後にまとめとして、ビヨンドでEDISONEを導入する前、導入する後でどんな変化があったかお伝えいたします。

EDISONE導入前の課題

ビヨンドのEDISONE導入前の会議室予約は、Chatwork(チャットワーク)での報告とGoogleカレンダーへの記入で管理していたため、急に利用する事になった場合の報告漏れ予約の重複が起こっていました。会議室を使いたい時も、カレンダーを確認しながら空いている時間や部屋を探すという作業も必要だったため、業務効率が悪化していました。

 

EDISONE導入後に達成した成果

EDISONE導入後は、30分以内のような直前の予約を除いて全てオンライン予約が可能になった為、Chatworkやカレンダーを確認するという作業が不要になり、Googleカレンダーは自動で連携されるため手動で記入する事も無く時間を効率的に使う事が出来ました! また、ビヨンドでは予約の際に、用途を選択する欄を設けており 誰がどのスペースを何で使用しているのか を一目で把握する事ができ、メンバー内のコミュニケーションや連携も円滑になりました

 

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