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これから予約システムを導入したいけれど、料金プランや機能が各サービスで異なるため、どのサービスを導入すればいいか分からず、お悩みの方は多いのではないでしょうか。
この記事では実際に予約システムを運営していて普段からお客様の導入時のご相談をお受けしているWebサービス運営担当の立場から、どうすれば最短で最適な予約システムを見つけられるのか？という点について、具体的な手順や考え方について解説していきます。
これから予約システムを導入していきたい方はぜひ、最適な予約システム選定の参考にしていただければ幸いでございます。
予約システムの数はかなり多い
予約システムは2021年現在ですでに少なくとも25サービス以上あり、これら全てをデモ利用するなどして比較検討していくのはかなり大変だといえます。
そこで、この記事では、自社/自店舗に向いているかどうかを見極めるためのいくつかの指標をもとに選定方法を考えていくことにします。
自社/自店舗に合った予約システムとは？
そもそも、自社/自店舗に合った予約システムとはどんなものでしょうか？
様々なケースや考え方があるかと存じますが、この記事ではより多くの企業/店舗で当てはまるような、以下の指標で最適なシステムを選定することとします。
- 運営上必須の予約機能を備えている
- 操作がかんたんでストレスなく使える
- 出来るだけ料金が安い
この記事では、上記指標から最適な予約システムを選定するという前提で続けて解説していきます。
【手順解説】最短ルート？！店舗に最適な 予約システム の効率的な選び方
ここからは、多くのお客様に予約システム導入のサポートを行っているWebサービス運営チームの視点から、これが最短ルートであるという結論を出した「最適な予約システムの選び方」についてご説明いたします。
まずは手順のみを以下にご紹介いたします。
- 実現したい予約条件や使いたい機能をまとめる
- 導入する予約システムの候補を選定
- 公式サイトで使える機能や料金を確認
- お問い合わせ or 会員登録
以下より、手順ごとに詳細を解説していきます。
1. 実現したい予約条件や使いたい機能をまとめる
予約システムを探す際、事前に実現したい予約条件を最低限まとめておくと問い合わせなど、後ほどの工程がスムーズになります。
とはいえ、実際に予約システムを操作する上でどんどん実現したい予約条件が見えてくる場合もありますので、完璧なところまで予約条件をまとめる必要はありません。
以下に箇条書きで実現したい予約条件をまとめた例をご紹介いたします。
予約条件例
- 予約時にスタイリスト（スタッフ）と、施術メニューを選択できるようにしたい
- スタッフごとに受付可能なメニューを分けたい
- 予約時に決済を済ませたい
- 予約フォーム以外からの予約にも対応出来るようにしたい（予約を一元管理したい）
- 予約は３０分区切りで受け付けたい
- 休憩中は予約受付を停止したい etc…
予約の集客も予約システムで行う？
予約条件の他に、集客自体も予約システムのサービス内で行うかどうかを決めることも重要となります。
既にSNSや公式サイトを運営している場合は、予約システムを使った集客はなくても問題ありませんが、そういった集客経路を持っていない場合は、予約フォームが作成出来るだけでなく、特設されたポータルサイトに掲載してもらえるサービスや、Webサイトを作成出来る機能を持った予約システムを選択するほうが予約をしてもらえるきっかけを増やしやすいでしょう。
2. 導入する 予約システム の候補を選定
実現したい予約条件や利用したい機能がある程度定まったら、次は予約システムの候補を選定していきます。
予約システムは基本的にWeb上で情報を掲載各サービスの公式サイトを比較検討することになります。
検索する際は、以下のようなキーワードの組み合わせがおすすめです。
- 予約システム + 業種（医療、飲食、イベントetc）
- 予約システム + 機能（決済、QRコード、カレンダー連携etc）
上記のように予約システム（予約フォーム、予約管理等のワードでも検索可能）というキーワードに探している業種や希望を当てはめると、スムーズに見つかりやすいです。
その他にもまとめて予約システムの比較検討記事などを参考に確認するのもスムーズに見つけるきっかけとして最適です。
（ただし、料金や機能は随時更新されている可能性があるため、気になった予約システムはできる限り実際の公式サイトで詳細を確認するのがおすすめです）
多くの予約システムが網羅的に紹介されている比較記事のリンクを掲載しておきますので、ぜひ実際にご覧ください。
3. 公式サイトで使える機能や料金を確認
「２」の工程で気になる予約システムを見つけたら公式サイトで料金と機能の概要を見ます。
デモページを事前に操作してみる
各サービスの公式サイトを閲覧する際、デモページを公開している場合は一度操作してみることをおすすめします。
デモページで理想的な予約の取り方が出来そうかどうか確かめておくと、導入の検討がスムーズになります。
料金プランを見るときの注意点
料金プランを見る際は以下の点を確認しておきましょう。
- 初期費用や納期はあるか
- 月額料金以外で発生する費用（決済手数料等）
- 最低契約期間
- 使いたい機能があるかどうか
- フリープランがあるかどうか
料金プランを見て、予算が合わない場合や機能紹介ページで欲しい機能が搭載していないことが分かった場合は、ここで導入を見送ってしまってもいいかと存じますが、導入してみてもいいなと思える料金の場合、フリープランで使用感を確認するか、不明点が多い場合は一度お問い合わせをしてみましょう。
※多くのサービスは無料で使えるフリープラン等がありますが、全てのサービスで用意されているわけではありません。
4. お問い合わせ or 会員登録
「3」の工程で料金や機能面で条件に合うサービスが見つかった場合は、無料会員登録での入会と必要に応じて問い合わせをしてみるのがおすすめです。
何故問い合わせをするのがいいのか？
上記で記載したように、予約システム選定の際には導入決定前に問い合わせを一度してみることを私達はおすすめしています。
問い合わせをおすすめする理由としては以下の通りです。
知りたい情報をわかりやすく説明してくれる
予約システムは非常に多機能なため、時に使い方がわからなくなったり、時分が実現したい機能がこのサービスで実現可能なのかどうかを判断するのに時間がかかってしまう場合があります。
その場合は問い合わせ窓口で不明点をまとめて質問すれば時短に繋がります。
サポート体制を確認できる
予約システム等のクラウドサービスを利用する場合、システムだけでなくサポートの品質も確認しておいたほうが安心です。
特に導入初期の時期は不明点を随時問い合わせ窓口で確認する場合もあるため、サポートの品質によってシステムの使いやすさにも影響があるといえます。
具体的なサポートの品質は以下のような基準で判断するといいでしょう。
- 対応は迅速であるか
- 連絡手段はどうなっているか（メール、チャット、電話）
- わかりやすいサポートをしてもらえるか
以上の手順が私達が考える、最も最適な予約システム導入につながる最短ルートです。
もちろん例外的なケースもあるかと存じますが、一つでも参考になる内容があれば幸いでず。
サービス運営者視点で考える良質なサービスの特徴
最後に番外編として、現在はもちろん、そして今後においてもいいサービスになる可能性が高いサービスの特徴を公式Webサイト上で確かめるポイントを伝えします。
そのポイントとは、「更新頻度」です。
お知らせや投稿記事の更新頻度は高いか？
サイトのお知らせ一覧や投稿記事の更新頻度が高いサービスは、運営に力を入れられている証拠といえるため、活気があり、今後も良いサービスになっていく可能性が高いです。
システムアップデートの頻度
特に重要なのが、システムアップデートの頻度です。
システムアップデートの履歴はブログ等の投稿記事やリリースノートとして特定ページにまとめられている場合が多いです。
アップデートが多ければ今後もよりよいサービスになっていく可能性が高いですが、逆に1年以上アップデートがないサービスは、あまり運営に力を入れられておらず、今後もいいサービスになっていく可能性は低いかもしれません。
まとめ
この記事では最適な予約システムの選び方や、いいサービスを見分けるためのポイントについて、運営担当者の視点からまとめて紹介いたしました。
現在予約システム導入をご検討されている方が、最適な予約システムを導入できることを切に願っております。
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