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コロナウイルスの影響により、学習塾やフィットネス、英会話や音楽教室など、多くのスクールはオフラインでの授業実施が難しくなりつつあります。その打開策として多くの教室経営者は徐々に授業やレッスンをオンライン実施(オンラインスクール)に切り替えてきています。

 

とはいえ、

  • これからオンラインスクールを始めたいけれど、何が必要になるのか分からない
  • オンラインでスタッフのシフトや予約情報を管理する方法が分からない
  • 月謝や受講料をどうやってオンラインで徴収すればいいのか分からない

 

などの理由で、レッスンや授業をオンライン化させる方法が分からず、お困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか?

 

今回はスムーズにスクールをオンライン実施で運営する方法について解説いたします。
まだ教室運営をしたことがない方や個人レッスンの受付をこれからしていきたい方にも参考になるかと思いますので、是非ご覧ください。

 

この記事はこんな人におすすめ
  • 教室の運営をしたことがないが、これからオンラインで開校したい
  • オンラインスクールを始めるにあたって必要な手順を知りたい
  • オンラインでも効率よく予約情報や科目ごとのスケジュールを管理したい
  • 低コストカンタンにオンラインでの決済を済ませる方法を知りたい
  • 事務員や講師の作業負担を減らしたい
  • レッスンスケジュール等をミスなく管理したい

 

オンラインスクール運営に必要な手順①
「レッスン(授業)のスケジュール調整」

スケジュール調整イメージ画像

※下記手順はオンライン、オフライン共通項目を含みます

 

オンラインでスケジュールを調整する為には以下の項目を管理する必要があります。

  • 講師のスケジュール(シフト)
  • 講師が担当する科目
  • 講師のシフトと担当科目を元にした授業タイムスケジュールと教室の部屋割り
    ※オンラインの場合は科目ごとに授業接続先のURLを割り当て
  • 科目ごとの受入れ上限人数
    ※教室実施の場合、席数に応じて管理。
    ※オンライン実施の場合はレッスン(授業)内容などによって必要な場合は管理する。

上記の管理項目が決まり次第、レッスン(授業)の予約受付をします。

 

スケジュール管理に使用するツール

 

前述したような講師のシフトやレッスンスケジュールなどを管理・閲覧する場合、オンラインスクールでの実施では紙面だと情報共有が出来ません。そのため、PCやスマホで関係者が閲覧できるように情報共有する必要があります。
以上を踏まえ、オンラインでスケジュール等の管理に使用出来るツールは以下の通りです。

  • Googleカレンダー
  • Web予約システム(後述で説明)

 

Googleカレンダーとは?

Googleカレンダーは、Googleが無料提供しているスケジュール管理を行えるWebアプリケーションです。Googleアカウントを所有していれば誰でもすぐに使い始められる手軽さから人気のあるアプリケーションです。もちろんグーグルアカウントも無料で作成することが出来ます。

Googleカレンダーの使用を始めてみたい方は下記リンクのGoogle公式のヘルプページを参考にしてみてください。

Google カレンダー スタートガイド

Googleカレンダーで授業スケジュールを管理する場合の注意点

Googleカレンダーでの予約・レッスンスケジュール管理は基本的に全て手入力での作業になるため、ダブルブッキング(二重予約)が起きたり、講師のスケジュールは確保できていないのにレッスンを受け付けてしまったりといったヒューマンエラーが起きやすいというデメリットがあります。Googleカレンダーは無料で使用することが出来ますが、多くの予約システムも無料で使い始めることが出来るので、予約システムを使用したスケジュール管理を試してみることもおすすめです。

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よくあるスケジュール管理ミス①「ダブルブッキング」

既に予約が入っているのに同一枠のレッスン予約申込みを受付けてしまう。

 

よくあるスケジュール管理ミス②「シフトの見落とし」

レッスン枠に対して対応できる講師がいないのに予約申込を受付けてしまう。

 

よくあるスケジュール管理ミス③「教室割当ての重複」

2つ以上のカリキュラムを同一の教室に同時間で割当ててしまう。

 

オンラインスクール運営に必要な手順②
「レッスン(授業)の予約受付」

予約受付イメージ
▲こちらは予約システムEDISONEの予約受付ページです

予約受付は主に以下の方法で受付けることが一般的です。

 

  • 電話
  • メール
  • 予約フォーム

 

上記の予約受付方法で最も手間がなく管理しやすいのは後ほど説明する予約システム利用した予約フォームでの受付です。電話やメールで予約を受付けた場合、後からスプレッドシートなどに手入力する作業が必要となります。また、電話やメール等での予約の場合、受講者にも手間がかかるため、予約のハードルを上げてしまうかもしれません。申し込み数を上げるためには、出来る限り予約フォームを用意しておくといいでしょう。

 

オンラインスクール運営に必要な手順③
「Web会議システム導入とオンライン授業実施URLの管理・共有」

オンラインレッスンイメージ

こちらはオンラインスクール運営特有の手順になります。
オンラインで授業・レッスンを実施する場合はWeb会議ツールを導入して、ビデオ通話で生徒とコミュニケーションを取ったり画面共有機能で教材資料を共有し合ったりすることでレッスンを進めていきます。

Web会議システムとは?

Web会議システムとは、オンラインでビデオまたは音声の通話を2人~多数の人数で行う事ができるWebシステムです。多くのWeb会議ツールは主催者側が接続先URLを発行し、そのURLに参加者がアクセスすることで主催者の会議に参加出来る仕組みです。

無料使用可能!オンライン授業でおすすめのWeb会議システム

オンラインスクールの運営に最適なWeb会議システムは以下の機能要件を満たしているものが望ましいです。

 

オンラインスクール運営に適したWeb会議システムの機能要件
  • 1時間以上の会議に対応している
  • 30人以上など、大人数の会議に対応している
  • 画面共有やホワイトボード機能などに対応している

 

上記の機能要件に対応している代表的なWeb会議システムは『Zoom』『Google Meet』です。それぞれの機能は以下の通りです。

Web会議システム『Zoom』の機能
  • 最大50人まで同時接続できる
  • チャットや画面共有に対応
  • 参加者全員の顔を一画面で見られる
  • ユーザー数が多い
    受講生への案内がスムーズ
  • バーチャル背景に対応
  • 会議の録画できる
  • 無料版は3人以上の使用の場合、40分までしか通話出来ない

 

Web会議システム『Google Meet』の機能
  • 最大100人まで同時接続できる
  • チャットや画面共有に対応
  • 参加者全員の顔を一画面で見ることは出来ない
  • Googleアカウントがあれば誰でも使用できる
  • 時間無制限で使用可能
  • 専用アプリのダウンロードなしで使用可能
  • 会議の録画は出来ない

Zoomは大人数の会議でも一画面でたくさんの参加者の顔を見ることが出来ますが、無料で使用する場合、3人以上の会議では40分までしか使用できないという特徴があります。一方でGoogle Meet一画面で参加者全員の顔を見ることが出来ないという特徴がありますが、無料でも無制限に通話することが出来ます。2つWeb会議システムの違いを確認しながら、これから運営するスクールに合ったWeb会議システムを導入しましょう。

Zoomの公式サイト
Google Meetの公式サイト

Web会議システムで発行したURLの管理・共有方法

接続先のURLはレッスンごと作成する場合や、レッスン科目、レッスングループごとに固定のURLを作成する場合が一般的です。作成したURLはレッスン日時までに受講生にメールなどで事前共有します。レッスン接続先URLを管理する注意点としては、パッと見ではどれがどのレッスンのURLなのか分からず、きちんと管理しておかないと混同してしまいがちになることです。オンラインレッスンに対応した予約システムであればURL接続先を各レッスンごとに管理画面内で個別管理したり、生徒にレッスン前に自動でURLをメール配信したりすることが出来るため、予約システムを利用した管理がおすすめです

オンラインレッスンにも特化した予約システム『EDISONE』のスクールタイプを無料で使ってみる
 

オンラインスクール運営に必要な手順④
「オンライン決済の導入」

オンライン決済イメージ

オンラインで決済を行う方法としては、下記の手法が一般的です。

  • 銀行振込
  • オンライン決済代行サービスの利用
  • 予約システムの決済機能を使用する

 

銀行振込は振込や振込確認に手間がかかるため、業務効率アップや顧客への負担減らす為に出来ればオンライン決済代行サービスか予約システムの決済機能にも対応出来るよう準備しておいた方ががいいでしょう。

 

予約システムを利用したオンラインスクール運営が一番おすすめ

オンラインスクールの運営は上記のようなレッスン以外の様々な管理業務が必要となります。予約システムはそれらを一元管理する機能が用意されています。予約システムを導入することで必要以上に手を動かすことなく管理業務を行えるようになるため、オンラインスクールの運営には最適のWebシステムです。

 

予約システムでオンラインスクール運営するメリット
  • ダブルブッキング(二重予約)を防止しやすい
  • 予約受付け漏れ等を防止しやすい
  • 予約情報や講師のシフト、レッスンスケジュールを一元管理出来る

 

予約システム『EDISONE』とは?

EDISONEモックアップ

予約システム『EDISONE』は予約フォームを作成してWeb上で予約受付することが出来るWebアプリケーションです。また、予約受付だけではなくスタッフのシフト管理オンラインでの決済にも対応しています。

 

『EDISONE』のスクールタイプ

予約システム『EDISONE』には、教室の予約受付に特化した「スクールタイプ」が用意されています。前述した講師や科目、教室のスケジュール管理を一元管理することが出来、オンラインの決済にも対応しています。

 

『EDISONE』スクールタイプの機能概要
  • 予約フォームからの予約受付
  • スタッフシフト登録・管理機能
  • オンライン決済(VISA MASTER等に対応)
  • 教室登録(オンライン実施の場合は教室をURLの割当先として利用します)
  • 科目、教室、スタッフシフトごとに応じてカリキュラムの設定が可能
  • 複数店舗運営
  • 予約フォームの多言語切替え表示

※機能は料金プランにより制限がございます。

『EDISONE』のスクールタイプのデモページはこちらよりご覧いただけます。

 

予約システム『EDISONE』の料金は高い?

EDISONEは予約システムの中でも非常にリーズナブルな料金プラン設定となっております。また、EDISONEは無料登録して即日で実際に予約を受付することが出来ます。料金プランによって使用出来る機能は異なりますが、使用目的や月の予約数に応じて自由に料金プランを変更することが出来ますので、繁忙期のみ有料プランに加入し、閑散期はフリープランに戻すといった柔軟なプラン設定も可能です。

予約システム『EDISONE』の料金プラン詳細はこちら

 

予約システム『EDISONE』の導入は難しい?

予約システム「EDISONE」は非常に多機能なシステムですが、プログラミングなどの開発の専門知識がなくても誰でもご使用いただける仕様になっております。設定で不明な点が出てきた場合、サポートチームが操作方法など丁寧にご説明しますので安心してご使用いただけます。

サポート窓口はこちら

まとめ

教室運営は授業の準備や課題の添削など、レッスン時間外の講師のタスクがとにかく多くなりがちです。オンライン授業であれば、慣れないオンラインでのコミュニケーションや資料の共有で今までより更に大変になるかもしれません。システムを導入することで少しでも作業負担を減らし、より良いスクール運営に力を入れていきましょう。

 


 

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